About BYSO‎ > ‎

By-Laws

Revised 12/2/2015

 

BY-LAWS

 

 

ARTICLE I. 

ELECTION OF GOVERNING BOARD MEMBERS

 

1.1. The election of Governing Board members shall take place at the regular December meeting of BYSO each year.

 

1.2. Officers shall be elected by a simple majority of the adult membership present at the meeting as well as all duly signed and submitted proxy votes. The term “membership” is any 
adult having attended at least two soccer board meetings and be in good standing with the Board previous to the election meeting.

 

1.3 The election of Board members and officers will be an open meeting, not closed to the public.

 

ARTICLE II. VOTING

 

2.1. Each member of the Governing Board shall have one vote.

 

2.2. A majority of the voting power of the Governing Board members which are in good standing shall constitute a quorum at all meetings of the Governing Board.

 

2.3. A majority of the members of any committee or group shall constitute a quorum at such meetings.

 

2.4. The members present at any duly organized meeting may continue to transact business until adjournment, even though enough members leave which creates less than a quorum. 

 

2.5. A majority of votes represented shall decide all questions unless specifically provided otherwise.

 

2.6. Proxy votes that are written, signed and dated, shall be accepted and counted.

 

 

 

ARTICLE III. DUTIES OF OFFICERS

 

3.1. PRESIDENT. The President shall be the Chief Executive Officer of BYSO and shall have the following duties and responsibilities:

 

    3.1.1. shall preside at all meetings of the BYSO Governing Board;

 

    3.1.2. may create committees and appoint chairpersons to head them;

 
    3.1.3. at any meeting at which he/she presides, his or her power to vote may be exercised only when necessary to break a deadlock
 
    3.1.4. may appoint delegates to any member association meetings
 
    3.1.5. shall submit an annual report in writing at BYSO’s January meeting to all members in attendance, and the report shall become part of the minutes;
 
    3.1.6. with the Treasurer, shall assist in preparing and overseeing budgets, approving all expenses for payments, and jointly signing all checks;
 
    3.1.7. unless another officer is designated by the Executive Committee or the Governing Board, shall sign for BYSO after the contracts have been approved by the BYSO 
        Executive Committee or the Governing Board;
 
    3.1.8. represent BYSO in public affairs matters;
 
    3.1.9. exercise such duties and responsibilities which are necessary for the proper management of BYSO.

 

3.2. EXECUTIVE VICE PRESIDENT. The Executive Vice President shall succeed to the duties and responsibilities of the President in his/her absences and additionally shall have
 the following duties and responsibilities:

 

    3.2.1. shall have the responsibility for:

a. assisting the Director of Coaching and the Director of 

   Referees in education matters;

b. Camps and player development (including State Team and      

   Olympic Development Programs);

c. matters pertaining to participation in the Fall      

   Championships;

d. invitational tournament matters;

e. oversee player tryouts and draft.

 
    3.2.2. in the event either the President or Treasurer is unavailable or unable to sign checks for expenditures, the Executive Vice President may do so.
 
    3.2.3. may appoint other individuals as needed to carry out his/her duties and responsibilities.

 

3.3. SECRETARY. The Secretary shall:

    3.3.1. record the minutes of the Governing Board meetings;

 

    3.3.2. attend to all correspondence;

 

    3.3.3. maintain the records of BYSO;

 
    3.3.4. keep a complete list of members of the Governing Board of BYSO.
 
    3.3.5. at least thirty (30) days prior to a regular Governing Board meeting, provide written copies of any proposed amendments to the Constitution, By-        Laws and Rules and Procedures to all Governing Board members;
 
    3.3.6. at least five (5) days before any special Governing Board, provide notice of the meeting, including the location, time and purpose of the meeting, to all members.

 

3.4. TREASURER. The Treasurer shall:

 

    3.4.1. collect all funds due BYSO;

 

    3.4.2. responsibly manage all funds of BYSO;
 
    3.4.3. keep a detailed account in accordance with generally accepted accounting principles of income and expenditures; 
 
    3.4.4. assist in preparing and overseeing the annual budgets and other budgets pertaining to BYSO operations;
 
    3.4.5. submit a financial report at each regular Governing Board meeting and at the request of the President;
 
    3.4.6. with the President, review, approve and pay all bills of BYSO;
 
    3.4.7. will cooperate in supplying promptly when requested, the financial books and records to appointed auditors, the President or Executive Board for examination, 
audit and/or tax related matters.

 

3.5. REGISTRAR. The Registrar shall:

 
    3.5.1. interpret registration and roster rules to insure compliance with and consistency in the application of STYSA and USYS registration requirements;
 
    3.5.2. set dates and locations for player registrations for BYSO;
 
    3.5.3. establish and distribute in a timely manner to the members of the organization information concerning registration and dates for BYSO;
 
    3.5.4. administer the registration of players and teams with the USSF and its affiliated organizations;
 
    3.5.5. maintain records of all BYSO duly registered players and teams.

 

3.6. DIRECTOR OF COACHING. The Director of Coaching shall:

 
    3.6.1. be empowered to recruit, train and place Coaches based upon their demonstrated skills, abilities and compatibility with the objective of BYSO;
 
    3.6.2. set up training clinics for coaches.

 

3.7. DIRECTOR OF REFEREES. The Director of Referees shall:

 
    3.7.1. be empowered to recruit and train Referees;

 

    3.7.2. Schedule Referees for all BYSO games;

 
    3.7.3. along with the Director of Fields and Director of Safety, make the determination if games should be cancelled due to inclement weather;
 
    3.7.4. helps all BYSO Referees obtain their USSF license.

 

3.8. DIRECTOR OF FIELDS. The Director of Fields shall:

 
    3.8.1. schedule work sessions and oversee the maintenance of BYSO fields;
 
    3.8.2. maintain proper levels of supplies to mark the fields throughout the playing seasons.  Order flags and nets when needed;
 
    3.8.3. along with the Director of Referees and Director of Safety, make the determination if games should be cancelled due to inclement weather.

 

3.9. DIRECTOR OF SAFETY. The Director of Safety shall:

 
    3.9.1. hold safety meetings on health, first aid, and equipment needed to insure the safety of the players;
 
    3.9.2. make recommendations to the Governing Board on how fields and playing conditions can be improved to lower the risk of injuries;              
 
    3.9.3. work with Bandera EMS to assure quick response times for injuries or heat related problems;
 
    3.9.4. along with the Director of Referees and Director of Safety, make the determination if games should be cancelled due to inclement weather.

 

4.0. DIRECTOR OF PUBLIC RELATIONS. The Director of Public Relations shall:

 
    4.0.1 be responsible for establishing and promoting a favorable relationship with the public on behalf of BYSO

 

    4.0.2 ensure that the public has an understanding of the goals and purposes of  BYSO  

 

    4.0.3. organize any activities needed to ensure proper communication with the  public regarding all BYSO’s affairs that concern the public

 

 

ARTICLE IV. UNIFORMS

 

4.1. PLAYERS. All league players will be issued jerseys, shorts and socks which must be worn along with shin guards in all competitions, whether local or inter association.

 

4.2. REFEREES. All Referees officiating U8 through U19 games must be dressed in USSF approved uniforms.

 

ARTICLE V. DISCIPLINARY ACTIONS

 

5.1. GROUNDS FOR SUSPENSION OR EXPULSION. Any member may be suspended or expelled from the BYSO for acts that the Governing Board may deem disorderly, injurious or hostile to
 the interests or objectives of BYSO. The Governing Board must give notice to such offending member of the proceedings against him or her and he or she is provided an opportunity
 to be heard in their own defense. No person expelled from BYSO may have a new membership considered for a period of less than two (2) years. 
 Re-instatement must go before the Governing Board.

 

5.1.1. Proceedings under this section shall be initiated by resolution of the Governing Board or on complaint against any member signed by ten (10) other members and 
presented to the Secretary in writing.  On adoption of the resolution or receipt of the complaint, whichever the case may be, the Governing Board shall schedule the 
matter to be heard at the next regular or a special meeting of the Board. The Secretary shall deliver to the accused member, at least five (5) days prior to the date, 
a copy of the time and place of the hearing.

 

5.1.2. The President shall preside over the hearing and shall read the charges against the member.  The accused member shall be allowed to make a statement in his behalf, 
question apposing witnesses and call witnesses on his behalf.

 

5.1.3. The board may, by affirmative vote of a majority of it’s members, request the offending member to resign or may suspend or expel the member. Should he or she 
decline to resign following such request, the Governing Board shall strike the members name from the rolls.

 

5.1.4. All such proceeding shall be in compliance with the requirements of STYSA, USYS and USSF.

 

ARTICLE VI. EXECUTIVE COMMITTEE
 
6.1. The five officers shall constitute an Executive Committee to act on matters pertaining to the daily operation of BYSO in concert with existing Governing Board policies.  
An Executive Committee meeting may be called by the President or by a majority of the Executive Committee.

 

ARTICLE VII. RULES AND PROCEDURES

 

7.1. The Governing Board shall have the power to approve Rules and Procedures for the orderly functioning of BYSO.  Proposed changes to these Rules and Procedures can be 
done by a majority vote of eligible voting membership in good standing.

 

ARTICLE VIII. AMENDMENTS

 

8.1. Any proposals or motions to amend the By-Laws must be made in writing to the Secretary. Amendments to these By-Laws may be made at any Governing Board meeting by a 2/3 vote of the voting power of members in good standing. However, each Governing Board member shall be given at least 
thirty (30) days notice in writing of the proposed amendments and their purpose. Amendments to the By-Laws shall include an effective date.